สิ่งที่บริษัทท่องเที่ยวไทยควรเตรียมก่อนเข้าร่วมงาน Tourism Exhibition ในญี่ปุ่น
บทความนี้ให้เช็คลิสต์การเตรียมงานแสดงสินค้าในญี่ปุ่นที่เน้นการจัดการนามบัตรและคอนแทคจริงจัง ตั้งแต่การเตรียมบูธ การใช้แอปสแกนนามบัตร จนถึงการติดตามหลังงาน เพื่อเปลี่ยนลีดจากงานเป็นลูกค้าได้จริง
คุณจะส่งทีมบริษัทท่องเที่ยวไทยไปร่วมงานแสดงสินค้าในญี่ปุ่นใช่ไหม คำถามสำคัญไม่ใช่แค่จะตั้งบูธแบบไหน แต่คือจะเก็บและติดตามผู้ที่เข้ามาพูดคุยอย่างเป็นระบบได้อย่างไร ถ้าพลาดการจัดการนามบัตรและคอนแทคไว้ตั้งแต่ต้น ข้อมูลสำคัญอาจสูญหายและโอกาสทางธุรกิจหายไป
เป้าหมายก่อนออกตั๋ว: กำหนดสิ่งที่ต้องได้จากงาน
เริ่มจากกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน เพราะการเตรียมงานแสดงสินค้าในเชิงปฏิบัติจะต่างกันตามเป้าหมาย เช่น
- หาเอเจนซีนำเที่ยวในตลาดญี่ปุ่นหรือพันธมิตร, เป้าหมายคือการสร้างเครือข่ายธุรกิจ
- เก็บลีดกลุ่มนักท่องเที่ยวหรือ B2B ที่สนใจสินค้า-แพ็กเกจ, เน้นการติดตามลูกค้า
- ทดลองโปรโมชันใหม่, ต้องการรีวิวและฟีดแบ็กระยะสั้น
เมื่อรู้เป้าหมาย จะช่วยตัดสินใจเรื่องขนาดทีม การเตรียมเนื้อหา และเกณฑ์คัดเลือกคอนแทคที่สำคัญ
ก่อนงานจริง: การเตรียมบูธและเอกสารที่ต้องมี
การเตรียมบูธไม่ได้หมายถึงแค่ป้ายและโปสเตอร์ แต่รวมถึงวิธีเก็บข้อมูลผู้ติดต่อ
- การเตรียมบูธ: กำหนดจุดรับสื่อสาร เช่น โต๊ะรับนามบัตร จุดทดลองสินค้า และมุมพูดคุยแบบส่วนตัว หากเป็นไปได้เตรียมพื้นที่สำหรับสาธิตหรือฉายวิดีโอสั้น
- นามบัตร: พิมพ์นามบัตรสองภาษาหรืออย่างน้อยมีหน้าที่เป็นภาษาญี่ปุ่น ทำให้ผู้รับอ่านง่าย เพิ่ม QR โค้ดไปยังนามบัตรดิจิทัลหรือหน้าโปรไฟล์ออนไลน์
- เอกสารพร้อมใช้: โบรชัวร์ฉบับย่อแสดงจุดขาย สรุปแพ็กเกจ และใบสมัครรับข้อมูล ให้เตรียมเวอร์ชันภาษาอังกฤษและญี่ปุ่น
- เทคโนโลยีที่ต้องทดสอบ: อุปกรณ์สแกนเช่นสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต และแอปสแกนนามบัตร ถูกติดตั้งและทดสอบสัญญาณอินเทอร์เน็ต รวมถึงแบตสำรอง
เก็บนามบัตรอย่างมืออาชีพ: วัฒนธรรมและเครื่องมือ
การรับและส่งนามบัตรในญี่ปุ่นมีมารยาทเฉพาะ แต่สิ่งที่ตามมาสำคัญกว่าคือการจัดการข้อมูลนั้นให้เข้าระบบทันที
มารยาทพื้นฐาน
- เตรียมคำขอบคุณสั้นๆ เป็นภาษาญี่ปุ่นหรือภาษาอังกฤษ เพื่อแสดงการให้ความสำคัญ
เครื่องมือที่ช่วย
หลังจากรับนามบัตร ให้เปลี่ยนจากกระดาษเป็นข้อมูลดิจิทัลในทันที หากต้องการทำงานหลังงานได้จริงจัง ให้วางมาตรฐานการจัดการคอนแทคตั้งแต่วันแรก
- สแกนนามบัตร: ใช้การสแกนเร็วบนสมาร์ทโฟนเพื่อลดความเสี่ยงสูญหาย
- แอปสแกนนามบัตร: เลือกแอปที่รองรับภาษาญี่ปุ่นและภาษาอังกฤษ สามารถอ่านตัวอักษรและจัดฟิลด์ได้ถูกต้อง
- OCR นามบัตร: ตรวจสอบผลจาก OCR นามบัตร ทุกครั้ง เพราะการอ่านผิดพลาดในชื่อหรือเบอร์จะทำให้การติดตามลูกค้าเสียประสิทธิภาพ
- Boxcard: ตัวอย่างเชิงปฏิบัติ คือการใช้แอปอย่าง Boxcard เพื่อสแกนและจัดการนามบัตรทันทีบนอุปกรณ์ ทีมควรฝึกใช้ล่วงหน้า
หลังงาน: วิธีจัดการคอนแทคและการติดตามลูกค้า
หลังจากงานสำเร็จ หลายบริษัทพลาดจุดนี้เพราะข้อมูลกระจัดกระจาย การเตรียมกระบวนการชัดเจนจะเปลี่ยนลีดเป็นลูกค้าได้จริง
- รวมและจัดเกรดคอนแทค: ภายใน 48 ชั่วโมงให้ทุกนามบัตรที่สแกนถูกรวมเข้าไฟล์เดียว และให้คะแนนความสำคัญตามเป้าหมาย เช่น A = พันธมิตร, B = โอกาสขายจริง, C = เก็บข้อมูล
- ทำความสะอาดข้อมูล: แก้ไขข้อผิดพลาดจาก OCR นามบัตร ตรวจสอบการสะกดชื่อ ตำแหน่ง และอีเมล
- ส่งออกและสำรอง: ใช้ฟังก์ชันส่งออก vCard เพื่ออัพโหลดไปยังระบบ CRM หรือแบ่งให้ทีมขาย ผู้ที่ต้องการเก็บแบบนามบัตรดิจิทัล ให้สำรองไฟล์และเวอร์ชัน CSV
- การติดตามหลังงาน: ส่งข้อความขอบคุณภายใน 3 วัน เสนอการประชุมออนไลน์หรือข้อมูลเพิ่มเติม ระบุจุดที่พูดคุยไว้ในข้อความเพื่อเพิ่มความจำ
- ติดตามลูกค้าอย่างเป็นระบบ: กำหนดกิจกรรมติดตาม เช่น โทรติดตามภายใน 1 สัปดาห์ และส่งข้อเสนอภายใน 2 สัปดาห์ ถ้าลีดยังสนใจ ให้ขึ้นสเตจในระบบจัดการนามบัตรหรือ CRM
ตัวอย่างขั้นตอนปฏิบัติที่ทีมควรซักซ้อม
- ก่อนงาน: ติดตั้งแอปสแกนนามบัตร บัญชีร่วม และกำหนดฟิลด์ที่ต้องกรอก เช่น แหล่งที่มา, คะแนนความสนใจ
- ขณะงาน: หนึ่งคนเป็นคนรับนามบัตร อีกคนสแกน เข้าแท็กเบื้องต้นว่า A/B/C
- หลังงานใน 48 ชั่วโมง: รวมไฟล์ ตรวจสอบข้อมูล ส่งออก vCard และเริ่มการติดตามหลังงาน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีเลี่ยง
- เก็บนามบัตรไว้ในกล่องแล้วลืมสแกน, แก้ด้วยการกำหนดเวลาสแกนเป็นงานประจำของทีม
- พึ่งพา OCR นามบัตร โดยไม่ตรวจทาน, ต้องมีการตรวจทานด้วยคนเสมอ โดยเฉพาะชื่อและอีเมล
- ไม่มีการจัดลำดับความสำคัญ ทำให้ทีมเสียเวลา, ให้กำหนดเกณฑ์คัดเลือกตั้งแต่ก่อนงาน
หากเป้าหมายคือการขยายเครือข่ายธุรกิจ ให้เวลาและกระบวนการในส่วนของการจัดการคอนแทคพอๆ กับการออกแบบบูธ
การเตรียมที่ดีรวมทั้งการเตรียมงานแสดงสินค้า การเตรียมบูธ และระบบจัดการนามบัตร จะทำให้ข้อมูลที่ได้จากงานแสดงสินค้าไม่ได้จบที่กล่องนามบัตร แต่กลายเป็นโอกาสทางธุรกิจจริง
ขั้นตอนต่อไป: ทำเช็คลิสต์ทีม 1 แผ่นที่รวมการสแกนและการติดตามลูกค้า และทดลองสแกนจริงกับตัวอย่างนามบัตรญี่ปุ่น เพื่อให้ระบบ OCR และแอปสแกนนามบัตร ทำงานร่วมกับกระบวนการของทีมได้อย่างราบรื่น
