Top 5 ứng dụng quản lý danh thiếp dành cho doanh nhân hiện đại năm 2025

1. Ứng dụng quét danh thiếp là gì? Tại sao doanh nhân nên dùng?

Ứng dụng quét danh thiếp (hay ứng dụng scan danh thiếp) là công cụ cho phép bạn chụp lại danh thiếp giấy và chuyển toàn bộ thông tin trên đó thành dữ liệu số: tên, số điện thoại, email, chức vụ, công ty, địa chỉ website,… chỉ trong vài giây nhờ công nghệ OCR.

Sự khác biệt giữa một doanh nhân thành công và người luôn bị quá tải nằm ở khả năng quản lý thông tin. Và những ứng dụng scan danh thiếp chính là chìa khóa.

・Công nghệ OCR loại bỏ nhập liệu thủ công: Thế hệ ứng dụng quét danh thiếp năm 2025 được trang bị công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) tiên tiến, sử dụng AI để học hỏi và nhận diện gần như hoàn hảo mọi loại font, bố cục và ngôn ngữ. Việc nhập liệu thủ công với tỷ lệ sai sót cao đã hoàn toàn bị loại bỏ. Bạn chỉ cần chụp và ứng dụng sẽ tự động chuyển đổi thông tin thành các trường dữ liệu chuẩn xác.

・Tích hợp đa nền tảng và CRM: Lợi ích lớn nhất của một ứng dụng quét danh thiếp hiện đại là khả năng đồng bộ tức thì. Dữ liệu sau khi quét không chỉ nằm trong điện thoại, mà còn được đẩy thẳng vào: danh bạ Google/Outlook và hệ thống CRM. Điều này đảm bảo mọi thông tin liên hệ được cập nhật xuyên suốt, sẵn sàng cho các chiến dịch marketing hay chăm sóc khách hàng.

・Lưu trữ an toàn, truy cập mọi lúc: Danh thiếp giấy dễ bị rách, mất mát hoặc bị quên lãng. Ngược lại, dữ liệu được quét bằng ứng dụng scan danh thiếp sẽ được mã hóa và lưu trữ an toàn trên đám mây. Bạn có thể truy cập mạng lưới danh bạ của mình bất cứ lúc nào, trên bất kỳ thiết bị nào, mà không cần lo lắng về sự cố vật lý.

2.Tiêu chí đánh giá ứng dụng quét danh thiếp tốt nhất 2025

Khi lựa chọn ứng dụng scan danh thiếp, nhiều người thường chỉ nhìn vào khả năng scan. Nhưng sự thật là một app tốt cần nhiều hơn thế. Những tiêu chí dưới đây sẽ giúp bạn chọn đúng ứng dụng phù hợp nhất.

Khả năng nhận diện chữ (OCR) chính xác

OCR là trái tim của mọi ứng dụng scan danh thiếp. Nếu OCR sai, bạn sẽ mất thời gian chỉnh sửa thủ công rất tốn công và dễ sai sót. Một app tốt phải:

・Nhận diện chính xác tên, số điện thoại, email, chức vụ, công ty

・Hỗ trợ nhiều định dạng font chữ 

・Quét QR trong cả điều kiện ánh sáng không tốt

Hỗ trợ đa ngôn ngữ

Doanh nhân hiện đại thường tiếp xúc với đối tác quốc tế. Vì vậy, một ứng dụng quét danh thiếp lý tưởng nên hỗ trợ quét: tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nhật, Hàn, Trung (đặc biệt quan trọng trong cộng đồng doanh nhân châu Á). App càng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bạn càng dễ kết nối trong môi trường toàn cầu.

Tốc độ scan & trải nghiệm sử dụng

Không ai muốn đứng giữa cuộc họp và loay hoay 30 giây chỉ để quét một tấm danh thiếp. Bạn nên ưu tiên ứng dụng có:

・Tốc độ quét nhanh chỉ 1-2 giây

・Giao diện trực quan

・Tính năng tự căn chỉnh, tự nhận dạng vùng chữ

・Không có quảng cáo

Một trải nghiệm mượt mà sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian khi bạn cần nhập cả "tập danh thiếp" sau sự kiện.

Khả năng đồng bộ, lưu trữ dữ liệu

Ứng dụng tốt không chỉ quét nhanh mà còn giữ dữ liệu an toàn và dễ truy cập:

・Đồng bộ trên nhiều thiết bị (điện thoại, web, tablet)

・Lưu trữ trên cloud giúp tránh mất dữ liệu

・Mã hóa thông tin bảo mật tốt

・Có backup tự động

Với doanh nhân, mất dữ liệu liên hệ đôi khi đồng nghĩa mất luôn cơ hội hợp tác.

Tích hợp với CRM và ứng dụng doanh nghiệp

Một trong những yếu tố ăn điểm nhất của ứng dụng scan danh thiếp 2025 là khả năng tích hợp:

・CRM: HubSpot, Salesforce, Zoho

・Email marketing: Mailchimp, Brevo

・Lịch & danh bạ điện thoại

Chỉ cần quét, ngay sau đó thông tin nhảy ngay vào hệ thống, giúp bạn chăm sóc khách hàng không bỏ sót ai. Đây chính là lý do nhiều doanh nghiệp ưu tiên ứng dụng quét danh thiếp có khả năng kết nối mạnh mẽ.

Giá cả và tính năng miễn phí

Không phải ứng dụng đắt nhất mới là ứng dụng tốt nhất. Bạn nên xem xét:

・Bản miễn phí có giới hạn gì?

・Bản trả phí có thực sự cần cho nhu cầu cá nhân/doanh nghiệp?

・Có hỗ trợ dùng thử?

・Giá có phù hợp cho việc sử dụng lâu dài?

Ứng dụng lý tưởng là app vừa mạnh vừa có mức chi phí hợp lý.

3.Top 5 ứng dụng quét danh thiếp tốt nhất 2025

Dựa trên độ phổ biến, tính năng nổi bật và mức độ phù hợp với doanh nhân hiện đại, dưới đây là 5 ứng dụng được đánh giá cao nhất năm 2025. Mỗi ứng dụng đều có điểm mạnh yếu riêng, giúp bạn dễ dàng chọn đúng công cụ theo nhu cầu.

BoxCard

BoxCard là ứng dụng quét danh thiếp hàng đầu hiện nay, được phát triển dành cho người dùng toàn cầu. Đây là công cụ lý tưởng cho doanh nghiệp, startup và cá nhân làm việc đa ngôn ngữ. Với khả năng nhận diện danh thiếp bằng nhiều ngôn ngữ như Nhật, Hàn, Anh và Việt, BoxCard giúp bạn quản lý liên hệ một cách nhanh chóng và chính xác, loại bỏ hoàn toàn rào cản ngôn ngữ.

Điểm mạnh của BoxCard là AI OCR thế hệ mới, nhận diện ký tự cực chính xác, phân loại thông tin và lưu lên cloud ngay lập tức. Bạn chỉ cần chụp một lần, dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ với CRM, tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.

Ngoài ra, BoxCard còn cho phép tìm kiếm nhanh theo tên, công ty, ngành nghề hoặc sự kiện, đồng thời tạo danh thiếp điện tử để chia sẻ dễ dàng qua QR code. Với những tính năng này, BoxCard không chỉ giúp bạn quản lý danh thiếp mà còn tăng tốc độ kết nối và chăm sóc đối tác.

SanSan

Khác với ứng dụng quét danh thiếp thông thường, SanSan hướng đến doanh nghiệp vừa và lớn cần quản lý dữ liệu khách hàng ở quy mô lớn. Ứng dụng được phát triển bởi Nhật Bản, nổi tiếng với độ chính xác cao và khả năng đồng bộ hóa danh bạ giữa nhiều nhân viên cùng lúc. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng mỗi người giữ một tập danh thiếp riêng, gây thất lạc và khó quản lý.

Sansan có hệ thống tương tự một CRM thu nhỏ, trong đó các liên hệ được phân loại khoa học, người quản lý có thể theo dõi lịch sử trao đổi và phân quyền cho từng thành viên. Nhờ hỗ trợ đa ngôn ngữ, kể cả tiếng Nhật, Hàn và Anh, ứng dụng phù hợp với môi trường làm việc quốc tế.

Điểm trừ lớn nhất của Sansan nằm ở chi phí, vì ứng dụng này được thiết kế cho doanh nghiệp nên gói sử dụng không hề rẻ. Ngoài ra, người dùng mới cần thời gian để làm quen vì hệ thống khá nhiều tính năng. Nếu bạn là cá nhân, có lẽ ứng dụng này không phải lựa chọn tối ưu. Nhưng với doanh nghiệp có đội ngũ sales lớn, Sansan lại là ứng dụng quét danh thiếp cực kỳ đáng giá.

Eight

Eight là ứng dụng đặc biệt vì không chỉ dừng lại ở chức năng quét danh thiếp mà còn như một mạng xã hội dành cho doanh nhân. Sau khi quét, ứng dụng tự động tạo hồ sơ cá nhân cho bạn và cả đối tác. Từ đó, hai bên có thể kết nối, nhắn tin hoặc theo dõi hoạt động lẫn nhau.

Khả năng nhận diện danh thiếp tiếng Nhật của Eight cực kỳ mạnh, gần như chính xác tuyệt đối nhờ công nghệ của Sansan. Điều này khiến Eight trở thành ứng dụng phổ biến nhất tại Nhật Bản cho dân văn phòng và doanh nhân.

Điểm hạn chế là ứng dụng gần như tập trung hoàn toàn vào thị trường Nhật nên trải nghiệm tiếng Việt chưa tốt như các ứng dụng nội địa. Một số tính năng như quét hàng loạt hay backup nâng cao cũng bị khóa ở bản trả phí. Nhưng nếu bạn làm việc với doanh nhân Nhật hoặc thường xuyên tham gia networking quốc tế, Eight là lựa chọn rất đáng thử.

CamCard

Khi nhắc đến ứng dụng scan danh thiếp, CamCard luôn là cái tên quen thuộc nhờ tuổi đời lâu năm và lượng người dùng lớn trên toàn thế giới. Ứng dụng hỗ trợ hơn 16 ngôn ngữ và hoạt động khá ổn định khi quét danh thiếp quốc tế. Tốc độ quét nhanh, ít khi lỗi và thông tin sau khi nhận diện được phân chia khoa học theo từng mục.

CamCard cũng hỗ trợ đồng bộ trên cloud và dùng được trên cả web, điện thoại và tablet. Ứng dụng quét danh thiếp này phù hợp cho những người muốn lưu trữ nhiều danh thiếp và xem lại bất cứ lúc nào. Người dùng có thể thêm ghi chú, gắn nhãn, phân loại theo nhóm để tiện quản lý.

Điểm trừ lớn nhất của CamCard là giao diện đã hơi lỗi thời so với các ứng dụng mới ra mắt. Ngoài ra, bản miễn phí bị giới hạn rất nhiều tính năng, khiến người dùng buộc phải nâng cấp nếu muốn sử dụng hiệu quả. Việc nhận diện tiếng Việt cũng chưa thật sự tối ưu. Nhưng nhìn chung, CamCard vẫn là một ứng dụng uy tín, đặc biệt phù hợp cho những ai thường xuyên gặp đối tác quốc tế.

MyBridge

Nếu bạn muốn một ứng dụng đơn giản, nhanh và hoàn toàn miễn phí, MyBridge là ứng dụng cực kỳ đáng xem xét. Đây là sản phẩm của NAVER - công ty nổi tiếng đứng sau LINE, nên công nghệ OCR và AI của MyBridge rất mạnh. Ứng dụng không có quảng cáo, không thu phí và gần như mở toàn bộ tính năng cho người dùng.

Tốc độ quét của MyBridge nhanh, độ chính xác cao, đặc biệt là với danh thiếp tiếng Hàn, Nhật và tiếng Anh. Giao diện cũng gọn gàng, dễ sử dụng, phù hợp với những ai chỉ cần lưu nhanh thông tin liên hệ mà không cần quản lý quá phức tạp.

Nhược điểm là MyBridge chưa hỗ trợ tiếng Việt tốt và khả năng phân loại nâng cao hay tích hợp CRM gần như không có. Điều này khiến ứng dụng phù hợp hơn với cá nhân hoặc người làm trong môi trường Hàn - Nhật, hơn là doanh nhân Việt cần lưu trữ chuyên nghiệp.

4.Tips giúp doanh nhân dùng ứng dụng quét danh thiếp hiệu quả

Dưới đây là những tips đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích giúp doanh nhân quản lý liên hệ khoa học, tiết kiệm thời gian.

Quét danh thiếp ngay để tránh thất lạc

Để ứng dụng phát huy tối đa hiệu quả, bạn nên quét danh thiếp ngay sau buổi gặp gỡ. Khi vừa trao đổi xong, thông tin về đối tác còn rất mới, bạn sẽ dễ nhớ hơn để bổ sung ghi chú quan trọng như kỳ vọng, nhu cầu, tính cách hoặc chủ đề đã trao đổi.

Chụp ở điều kiện ánh sáng tốt

Dù ứng dụng có mạnh đến đâu, OCR vẫn phụ thuộc khá nhiều vào chất lượng hình ảnh. Vì vậy, bạn nên quét danh thiếp trong điều kiện ánh sáng đủ, tránh bị bóng đổ hoặc chói sáng. Nếu ở hội trường ánh sáng yếu, hãy thử đưa danh thiếp gần cửa sổ, bật đèn điện thoại hoặc đặt danh thiếp trên nền màu tương phản. Một tấm hình rõ ràng giúp ứng dụng nhận diện chính xác hơn, giảm thời gian chỉnh sửa thủ công.

Thêm ghi chú ngay sau khi quét để dễ nhớ hơn

Một trong những mẹo được nhiều doanh nhân áp dụng của ứng dụng quét danh thiếp là thêm ghi chú ngắn ngay vào hồ sơ sau khi quét. Ghi chú này cực kỳ hữu ích khi bạn kết nối lại sau vài tuần hoặc vài tháng. Thay vì phải nhớ xem người đó là ai, bạn có ngay bối cảnh của cuộc gặp.

Phân loại theo nhóm để quản lý khoa học

Khi số lượng danh thiếp ngày càng nhiều, việc phân nhóm sẽ giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn. Bạn có thể phân loại theo: đối tác tiềm năng/ khách hàng hiện tại/ nhà cung cấp/ startup/ nhà đầu tư/ kết nối networking,... Việc phân nhóm ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ khi tìm lại một liên hệ quan trọng.

Đồng bộ dữ liệu trên cloud để tránh mất thông tin

Một lỗi nhiều người gặp phải là quét đầy đủ danh thiếp nhưng lại… quên bật đồng bộ. Khi đổi điện thoại, dữ liệu có thể mất hết. Vì vậy, hãy bật tính năng: Cloud backup, đăng nhập bằng tài khoản Google/Apple/Email hoặc tự động lưu lên server. Việc đồng bộ giúp bạn xem được danh bạ từ bất cứ thiết bị nào và đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ nếu điện thoại gặp sự cố.

Kết nối ứng dụng với CRM để chăm sóc khách hàng tốt hơn

Nếu bạn làm sales hoặc chăm sóc khách hàng, việc kết nối ứng dụng quét danh thiếp với CRM như HubSpot, Zoho, Salesforce… sẽ giúp tiết kiệm thời gian cực lớn. Điều này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp muốn đồng bộ dữ liệu giữa các nhân viên và xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn chỉnh.

Thường xuyên kiểm tra và dọn dẹp liên hệ cũ

Giống như thư mục email, danh bạ cũng cần lọc thông tin danh thiếp định kỳ. Hãy dành 10-15 phút mỗi tháng để xóa những liên hệ không còn phù hợp, cập nhật thông tin mới và gộp trùng dữ liệu. Điều này giúp hệ thống luôn sạch và giúp bạn thao tác nhanh hơn khi cần tìm một liên hệ cụ thể.

Kết luận

Hy vọng với phân tích chi tiết về 5 ứng dụng quét danh thiếp hàng đầu trong bài viết trên, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn để chọn được trợ lý số lý tưởng cho mình. Một ứng dụng để quét danh thiếp tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và mở rộng mạng lưới kinh doanh một cách bền vững. 

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý danh thiếp thông minh cho thời đại số, BoxCard chính là lựa chọn hàng đầu. Tải BoxCard miễn phí ngay hôm nay trên Apple Store hoặc Google Play và biến mỗi tấm danh thiếp thành sức mạnh kết nối mới trong kinh doanh của bạn.