Lịch nghỉ Tết 2027: Những việc Sales nên chuẩn bị trước khi nghỉ lễ

Tết 2027 sắp đến, và nhiều nhân viên sales nhìn lên lịch nghỉ với một loạt việc chưa xong: khách hàng cần phản hồi, hợp đồng chưa ký, hàng chờ giao. Nếu bạn rời bàn làm việc mà không chuẩn bị, việc gói quà Tết sẽ kèm theo đống email rối và cơ hội bị trôi. Bài viết này đưa ra danh sách việc nên làm trước khi nghỉ lễ, giải thích tại sao từng việc quan trọng, và cách cụ thể để hoàn tất chúng nhanh gọn.

1. Kiểm tra pipeline: phân loại, quyết định, và ghi chú

Ngay lập tức phân các cơ hội theo ba nhóm: cần chốt trước Tết, có thể chốt sau Tết, và khách hàng tiềm năng chỉ cần nuôi thêm. Tiêu chí để quyết định: giá trị hợp đồng, khả năng chốt trong 7 ngày, phụ thuộc của bên vận hành hay tài chính.

• Nếu khả năng chốt cao và giá trị lớn: ưu tiên gọi, gửi hợp đồng, đặt lịch ký.
• Nếu cần chờ nội bộ khách hàng: gửi email rõ thời hạn dự kiến sau Tết và đặt reminder.
• Với lead lạnh: đánh dấu và lên lịch nuôi lại sau Tết.

Ghi chú chi tiết trong CRM: người ra quyết định, rào cản còn lại, bước tiếp theo mong muốn. Những ghi chú ngắn, cụ thể sẽ giúp bạn hoặc người thay bạn tiếp tục nhanh chóng.

2. Thông báo khách hàng và đặt kỳ vọng

Trước khi nghỉ, gửi thông báo lịch nghỉ cho những khách hàng liên quan. Nội dung cần ngắn, rõ: ngày bắt đầu và kết thúc nghỉ, người liên hệ thay thế, và thời gian phản hồi dự kiến. Kèm theo mẫu email ngoài giờ để dùng cho khách hàng quan trọng.

Một message rõ ràng giảm lo lắng cho khách hàng và tránh họ gửi lại nhiều lần. Đặt autoreply trong email và hệ thống chat để khách biết lúc bạn trở lại.

3. Sắp xếp bàn giao và phân công

Nếu bạn có đồng đội hoặc trợ lý, làm một bản bàn giao ngắn: danh sách khách hàng đang xử lý, tài liệu cần truy cập, các deadline quan trọng. Giao quyền truy cập vào thư mục, hợp đồng, và CRM cần thiết.

Hãy chắc chắn đồng đội biết cách sử dụng tài liệu bạn để trả lời câu hỏi cơ bản; một file FAQ gồm 8-12 câu hỏi thường gặp thường đủ cho vài ngày.

4. Cập nhật dữ liệu: CRM, hợp đồng, và ghi chú

Trước khi tắt máy, dành thời gian 30-60 phút để cập nhật CRM: trạng thái cơ hội, ngày follow-up, các cam kết đã hứa. Một CRM sạch giúp bạn không bỏ sót khách hàng khi trở lại.

Những lỗi hay gặp: để ngày follow-up là ngày chung chung, không có hành động cụ thể; hoặc quên gắn file hợp đồng. Hãy gắn file ngay và viết hành động tiếp theo rõ ràng.

5. Số hóa và tổ chức danh thiếp: việc nhỏ, hậu quả lớn

Trong giai đoạn trước Tết, bạn thường thu nhiều danh thiếp tại sự kiện, khách hàng, đối tác. Nếu những danh thiếp này còn để chồng trên bàn, nhiều cơ hội bị lãng quên hoặc bị nhập sai sau kỳ nghỉ.

Giải pháp thực tế: quét danh thiếp ngay khi nhận. Ứng Dụng Quản Lý Danh Thiếp như Boxcard chuyên về số hóa danh thiếp và quản lý danh thiếp. Dùng Ứng Dụng Quét Danh Thiếp hoặc Ứng dụng scan danh thiếp để chuyển giấy thành liên hệ số. Những ứng dụng này thường hỗ trợ OCR danh thiếp để nhận dạng tên, số điện thoại, và email, sau đó bạn có thể gắn thẻ, phân nhóm, và đồng bộ với CRM.

Nếu công ty bạn dùng lưu trữ tập trung, lựa chọn Quản lý danh thiếp trên cloud hoặc Boxcard cloud giúp mọi người trong team truy cập danh bạ đã số hóa. Việc này có hai lợi ích rõ ràng: bạn không phải nhập tay từng thông tin, và khi ai đó thay bạn trong thời gian nghỉ, họ sẽ tìm được ngay liên hệ đúng.

Lưu ý khi số hóa: đặt thẻ tag ngay, đánh dấu nguồn gặp, và hợp nhất bản sao trùng. Nếu bạn chưa từng thử Ứng Dụng Số hóa danh thiếp, bắt đầu với 10-20 danh thiếp quan trọng để làm quy trình liền mạch trước khi quét 100 cái.

6. Tự động hóa phản hồi và lịch follow-up

Thiết lập autoreply với thông tin người liên hệ thay thế, và thời gian bạn có thể trả lời. Đồng thời sử dụng tính năng đặt lịch gửi email hoặc nhắc lịch trong CRM để follow-up tự động vào ngày bạn trở lại. Việc này giúp bạn không bỏ sót khách hàng và giảm áp lực khi vừa kết thúc kỳ nghỉ.

7. Chuẩn bị tài liệu cho người thay thế

Đưa các tài liệu cần thiết vào một thư mục chung: pitch deck, bảng giá, hợp đồng mẫu, hướng dẫn ký hợp đồng. Ghi chú rõ ai chịu trách nhiệm với mỗi khách hàng. Một checklist 1 trang cho người thay bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho team.

8. Kiểm tra các cam kết về tài chính và logistics

Đảm bảo những hóa đơn quan trọng đã được gửi, thanh toán lớn không bị chậm do thiếu chữ ký, và giao hàng có lịch trình trước hoặc sau Tết rõ ràng. Nếu có việc cần bộ phận khác xử lý, chắc chắn họ đã nhận nhiệm vụ và biết deadline.

9. Kế hoạch theo dõi sau Tết: ngày đầu tiên và tuần đầu

Vạch sẵn những việc bạn sẽ làm ngay ngày đầu tiên: kiểm tra email từ khách hàng ưu tiên, gọi 3 khách hàng có khả năng chốt cao, cập nhật CRM. Sau đó, dành ngày thứ 2 và 3 để thực hiện các cuộc gọi theo lịch. Việc có một kế hoạch hành động giúp tránh cảm giác bị choáng ngợp khi trở lại.

Nguyên tắc đơn giản: nếu một việc mất dưới 10 phút để hoàn tất, làm ngay trước khi nghỉ. Nếu không, ghi rõ hành động tiếp theo và giao cho người có trách nhiệm.

Chuẩn bị tốt trước Tết không chỉ giúp bạn bảo toàn doanh số mà còn để bạn thực sự nghỉ lễ mà không lo lắng. Hành động ưu tiên hôm nay: quét những danh thiếp quan trọng, cập nhật CRM cho các giao dịch đang tiến hành, và gửi thông báo nghỉ cho khách hàng chủ chốt. Nếu bạn dùng Boxcard hoặc một Ứng Dụng Quét Danh Thiếp, tận dụng tính năng số hóa danh thiếp để rút ngắn thời gian nhập liệu và đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng cho team khi cần.

Bạn có thể bắt đầu bằng một checklist 9 bước: kiểm tra pipeline, thông báo khách, bàn giao, cập nhật CRM, số hóa danh thiếp, bật autoreply, chuẩn bị tài liệu, kiểm tra thanh toán, và lập kế hoạch sau Tết. Hoàn thành những việc này giúp bạn về nhà an tâm, và khi trở lại, công việc tiếp tục với ít ma sát nhất.