Hướng dẫn tích hợp BoxCard vào quy trình CRM & hệ thống quản lý liên hệ của bạn trong 10 phút

1. Tại sao nên tích hợp BoxCard với CRM

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, dữ liệu liên hệ là tài sản chiến lược. Mỗi cuộc gặp gỡ, hội nghị hay triển lãm đều tạo ra hàng chục, hàng trăm card visit. Nhập thủ công thông tin này vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót.

BoxCard là giải pháp AI giúp quét card visit, nhận diện thông tin tự động và lưu trữ trên cloud. Khi tích hợp với CRM, bạn sẽ:

・Tiết kiệm thời gian nhập liệu: AI tự động trích xuất dữ liệu, chỉ vài giây cho mỗi card.

・Đảm bảo dữ liệu chính xác: giảm sai sót do nhập tay.

・Tăng năng suất đội ngũ: thông tin liên hệ tự động cập nhật vào CRM, sẵn sàng sử dụng cho marketing, chăm sóc khách hàng và sales follow-up.

Chỉ 10 phút, bạn đã có thể thiết lập workflow tự động, giúp doanh nghiệp làm việc thông minh hơn, giảm gánh nặng thủ công và tối ưu hóa quy trình liên hệ.

2. Chuẩn bị trước khi tích hợp

Trước khi bắt đầu, bạn cần chuẩn bị:

・Tài khoản BoxCard: đăng ký và đăng nhập tại BoxCard.

・Card visit mẫu: vài tấm card để thử nghiệm quét và xuất dữ liệu.

・CRM đang sử dụng: có thể là HubSpot, Salesforce, Zoho, Pipedrive hoặc các hệ thống quản lý liên hệ khác.

Điều quan trọng là đảm bảo CRM của bạn hỗ trợ nhập dữ liệu từ Excel/CSV, bởi BoxCard xuất dữ liệu dưới định dạng này.

3.  Bước 1 – Quét và chuyển đổi card visit bằng BoxCard

・Mở ứng dụng BoxCard trên điện thoại hoặc máy tính.

・Chọn “Quét card visit” và chụp ảnh hoặc tải lên hình card.

・BoxCard AI sẽ tự động nhận diện thông tin: tên, công ty, chức vụ, email, số điện thoại, logo…

・Sau khi quét xong, bạn có thể xem lại và chỉnh sửa dữ liệu nếu cần.

Mẹo: BoxCard cho phép quét nhiều card cùng lúc, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi xử lý lượng card lớn từ hội nghị hay triển lãm.

4. Bước 2 – Xuất dữ liệu từ BoxCard

Sau khi dữ liệu đã được quét:

・Chọn card hoặc nhóm card cần xuất dữ liệu.

・Chọn “Xuất dữ liệu” → chọn định dạng Excel (.xlsx) hoặc CSV (.csv).

・Lưu file vào máy tính hoặc BoxCard Cloud để chuẩn bị nhập vào CRM.

Điểm mạnh của BoxCard là dữ liệu đã được chuẩn hóa, sẵn sàng nhập vào hầu hết các CRM phổ biến mà không cần chỉnh sửa nhiều.

5. Bước 3 – Đồng bộ với CRM

Nhập dữ liệu vào CRM

Hầu hết các hệ thống CRM đều có tùy chọn “Import from Excel/CSV”:

・Mở CRM → chọn mục quản lý liên hệ.

・Chọn Import → tải file Excel/CSV từ BoxCard.

・Map các trường dữ liệu BoxCard với các trường CRM tương ứng: tên, email, số điện thoại, công ty, chức vụ…

・Bấm Import và kiểm tra dữ liệu đã được nhập chính xác.

Thiết lập workflow tự động (tùy chọn)

Một số CRM hỗ trợ workflow tự động:

• ・Khi có dữ liệu mới nhập từ BoxCard, CRM tự động gửi email chào mừng hoặc phân loại khách hàng theo nhóm.
• ・Tạo nhắc nhở follow-up cho đội sales.
• ・Đồng bộ dữ liệu với hệ thống marketing automation.

Chỉ với vài bước đơn giản, dữ liệu từ card visit được tự động cập nhật, phân loại và theo dõi mà không cần thao tác thủ công hàng ngày.

6. Lợi ích của việc tích hợp BoxCard vào CRM

• ・Nhanh chóng & hiệu quả: giảm thời gian nhập liệu từ hàng giờ xuống chỉ vài phút.
• ・Dữ liệu chính xác: AI trích xuất thông tin chuẩn xác, giảm sai sót.
• ・Quản lý thông minh: dữ liệu đồng bộ, dễ tìm kiếm, sẵn sàng sử dụng cho marketing, sales và báo cáo.
• ・Tối ưu quy trình doanh nghiệp: đội sales và marketing làm việc liền mạch, tăng năng suất và tỷ lệ chốt deal.
• ・Thích hợp với người bận rộn: chỉ mất 10 phút để tích hợp và bắt đầu workflow tự động.

7. Lời khuyên khi triển khai

• ・Thử nghiệm với một nhóm nhỏ trước khi triển khai toàn bộ: giúp kiểm tra dữ liệu, map trường đúng và đảm bảo workflow hoạt động.
• ・Thiết lập quy trình kiểm tra dữ liệu định kỳ: dù AI chính xác cao, nhưng kiểm tra một lần mỗi tuần giúp duy trì chất lượng dữ liệu.
• ・Đào tạo nhân viên: hướng dẫn đội sales và marketing cách quét card nhanh, nhập dữ liệu và sử dụng CRM hiệu quả.
• ・Tận dụng tính năng cloud của BoxCard: lưu trữ trung tâm để dễ dàng chia sẻ và truy cập mọi lúc, mọi nơi.

8.Trải nghiệm BoxCard – bước khởi đầu cho quy trình làm việc thông minh

BoxCard không chỉ là công cụ hỗ trợ nhận diện card visit, mà là giải pháp chuyển đổi số hoàn chỉnh giúp doanh nghiệp:

・Quét và nhận dạng danh thiếp bằng AI chỉ trong vài giây

・Lưu trữ an toàn trên đám mây miễn phí

・Dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp, đối tác

・Hỗ trợ tải dữ liệu hàng loạt khi cần

Hãy tải BoxCard trên Apple Store hoặc Google Store để bắt đầu tự động hóa quy trình nhập danh thiếp, tăng tốc năng suất làm việc và quản lý khách hàng hiệu quả hơn.

Tích hợp BoxCard vào CRM và hệ thống quản lý liên hệ là một bước đơn giản nhưng mang lại hiệu quả lớn. Chỉ mất 10 phút để thiết lập, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình quản lý dữ liệu khách hàng, giảm thời gian nhập liệu thủ công, đảm bảo dữ liệu chính xác và nâng cao năng suất đội sales & marketing. Đây là bước đi thông minh cho các nhà quản lý và IT muốn áp dụng công nghệ ngay trong quy trình hàng ngày.